Задача удержания лучших специалистов и обеспечения эффективности их работы не является чем-то новым для руководителей организаций. Для этого необходимо как минимум периодически актуализировать систему оплаты труда, а также реализовать дополнительные мероприятия, направленные на повышение мотивации работников.
В статье описан процесс построения системы мотивации работников бухгалтерии на основе проведения детального анализа выполняемых функций. Построение системы мотивации предполагает не только определение показателей премирования, величины постоянной и переменной частей заработной платы, но и учет возможного возникновения нештатных ситуаций.
Система оплаты труда сотрудников, в т.ч. и бухгалтеров, требует периодической корректировки. Но перед тем как вносить в нее изменения, нужно определить их цель, например:
– стимулировать сотрудников на улучшение качества выполнения своих функций;
– корректировать уровень оплаты труда специалистов, если задачи, стоящие перед службой, сильно изменились;
– снизить расходы на оплату труда персонала организации.
Рекомендуется раз в год пересматривать поставленные перед подразделениями задачи.
Важно!
Задачи должны быть ясными для всех сотрудников.
После того как сотрудникам объяснены задачи преобразования системы мотивации, начинается непосредственная работа по ее изменению. Процесс изменения системы мотивации можно условно разделить на отдельные этапы:
– определение необходимого уровня заработной платы работников, т.е. сколько планируется платить каждой штатной единице в месяц;
– планирование целевого уровня оплаты труда с учетом ее разделения на постоянную и переменную часть;
– определение показателей премирования и методики их оценки, а также расчета премии;
– переход на новую систему мотивации, составление положений и регламентов.
Как определить целевой уровень дохода специалистов?
Необходимый уровень заработной платы для каждого специалиста можно установить на основе данных о среднем уровне зарплаты в соответствующем регионе по аналогичным должностям. Возможным источником таких данных могут быть кадровые агентства, которые сделают соответствующую выборку по отраслям и размеру организаций. Не худший и довольно простой вариант – воспользоваться интернет-ресурсами, публикующими обзоры величины заработной платы (praca.by и др.).
Если пересматривается зарплата только сотрудников бухгалтерии, то имеет смысл сравнить ее с уровнем оплаты труда в других подразделениях, в первую очередь экономических (ПЭО, ОТИЗ и т.д.): с точки зрения персонала разница должна быть справедливой.
Конечно же, может быть и индивидуальный подход с учетом совмещения, квалификации и множества других факторов.
Конечные значения уровня доходов определяются по итогам совместных обсуждений функциональных руководителей (заместителя директора по экономике и финансам, главного бухгалтера и др.), специалистов кадровой службы и др.
Как определить соотношение переменной и постоянной части в структуре заработной платы?
Чтобы ответить на этот вопрос, важно понимать, что высокая доля постоянной части уменьшает возможность оказывать влияние через заработную плату на сотрудника, на производительность его труда. Низкая доля постоянной части ведет к росту напряженности и неуверенности работника в будущем.
Важно!
При принятии решения о пропорции разделения заработной платы на переменную и постоянную часть необходимо учитывать определенные особенности мотивации работников и постараться достичь нужного баланса.
Следует также обратить внимание на количество показателей, которые влияют на размер премии. Чем больше показателей влияет на размер премии, тем больше должен быть удельный вес переменной части. Рекомендуется на каждый показатель устанавливать удельный вес не менее 5 % от оклада, в противном случае будет сомнительной мотивированность работника в выполнении всех показателей премирования.
Важным моментом, который также стоит учитывать, является соотношение окладов и премий, которые установлены в других подразделениях организации. По крайней мере странно вводить для бухгалтерии большую переменную часть зарплаты, если во всей организации сотрудники получают высокие оклады.
И еще одна рекомендация: не устанавливайте разные соотношения оклада и премии сотрудникам, находящимся на одном уровне организационной структуры, например экономисту и бухгалтеру. Высока вероятность, что это приведет к проблемам в части психологического дискомфорта в коллективе.
Как определяются показатели премирования сотрудников бухгалтерии
Предлагаемая автором модель премирования сотрудников бухгалтерии базируется на принципе разделения бухгалтеров по специфике выполняемых работ. Таким образом, всех работников бухгалтерии можно условно разделить на две основные группы: с условно повторяющейся работой и условно неповторяющейся.
Работники, отвечающие за формирование, обработку и учет первичных документов, условно войдут в первую группу. Как правило, их работа циклична, повторяется из месяца в месяц и потому может быть спланирована на довольно продолжительный период.
У второй группы специалистов (условно неповторяющаяся работа) задания носят разовый характер (например, подготовка документов для получения кредитов в банке или подготовка отчета для банка и т.д.).
Исходя из данного подхода и получаются два направления премирования: премирование за условно повторяющуюся работу и премирование за условно неповторяющуюся работу. Рассмотрим подробно каждый из них.
Рекомендации специалиста:
переменную часть зарплаты сотрудников бухгалтерии лучше связать с качеством их непосредственной работы, а не с результатом деятельности организации в целом. Так будет не только более понятно работникам, но и воздействие на них будет точнее и эффективнее. Порядок расчета показателей, как и сами показатели, должен быть настолько простым, чтобы сотрудник мог еще до получения расчетного листка сам определить, какая зарплата ему полагается.
Премирование за условно повторяющуюся работу
Для того чтобы установить критерии поощрения, нужно детально изучить деятельность всех работников. Попросите каждого из них составить список фактических работ (содержание, срок, частота, должность и Ф.И.О. получателя отчета/информации) в двух таблицах. В первую таблицу записываются сроки работ по внесению данных в систему учета (внесение данных для бухгалтерского, оперативного, налогового и управленческого учета), во вторую – сроки работ по созданию бухгалтерских документов, внешней и внутренней отчетности. После этого согласованные и подтвержденные списки работ станут регламентами, поэтому таблицы можно сразу так и назвать (см. табл. 1 и 2).
Таблица 1
Регламент сроков ввода информации
| Сотрудник | Операция | Период | Плановый срок | Отметка о выполнении | Кто контролирует |
| Главный бухгалтер Иванов А.А. | Формирование оборотно-сальдовой ведомости за отчетный период | Ежемесячно | 20-е число месяц, следующего за отчетным | Заместитель директора по экономике и финансам | |
| Главный бухгалтер Иванов А.А. | Закрытие отчетного периода в "1С" по всем счетам | Ежемесячно | 24-е число месяц, следующего за отчетным | Заместитель директора по экономике и финансам | |
| Главный бухгалтер Иванов А.А. | Подготовка расчетов по НДС | Ежеквартально | 18-е число месяц, следующего за отчетным | Заместитель директора по экономике и финансам | |
| Главный бухгалтер Иванов А.А. | Учет первичных документов: акты, счет-фактуры, отчеты агента и отражение их в "1С" | Ежемесячно | Не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным | Заместитель директора по экономике и финансам |
Таблица 2
Регламент сроков формирования отчетов
| Сотрудник | Документы и формы отчетности | Период | Плановый срок | Отметка о выполнении | Кто контролирует |
| Главный бухгалтер Иванов А.А. | Бухгалтерская отчетность | Ежеквартально | До 25-го число месяц, следующего за отчетным кварталом | Заместитель директора по экономике и финансам | |
| Главный бухгалтер Иванов А.А. | Декларации по НДС | Ежеквартально | До 18-го число месяц, следующего за отчетным кварталом | Заместитель директора по экономике и финансам | |
| Главный бухгалтер Иванов А.А. | Декларации по налогу на прибыль | Ежемесячно | До 25-го число месяц, следующего за отчетным месяцем | Заместитель директора по экономике и финансам | |
| Бухгалтер Исан В.А. | Ежемесячный бюджет доходов и расходов, план | Ежемесячно | До 25-го число месяц, предшествующего планируемому | Заместитель директора по экономике и финансам | |
| Бухгалтер Исан В.А. | Расшифровка общепроизводственных расходов по цехам | Ежемесячно | Не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным | Заместитель директора по экономике и финансам |
Финальные версии списка и сроков работ можно утвердить как своеобразные нормативы, из которых должно быть ясно, кто делает операцию, в какой срок, что является итогом работы, кто ее получает и оценивает.
Рекомендации специалиста:
после заполнения таблиц руководителю (при необходимости совместно с заинтересованными лицами) имеет смысл провести анализ того, насколько должностные инструкции соответствуют фактически выполняемым обязанностям, а сами сотрудники – занимаемым должностям. Вполне вероятно, что необходимо будет скорректировать перечень выполняемых функций или изменить должностные инструкции. Отдельного внимания заслуживают пожелания получателей информации (например, в части сроков подготовки отчетов), рекомендуется прислушиваться к ним. В спорных ситуациях решение остается за заместителем директора по экономике и финансам либо директором.
