Анализ расходов на персонал
Перед тем как оптимизировать затраты на персонал, нужно провести их всесторонний анализ.
Анализу должны подлежать уровень результативности сотрудников и расходы на их содержание. Также следует проанализировать основные показатели производительности труда.
Начинать анализ стоит с оценки целесообразности существующей организационной структуры. В этих целях штат сотрудников рассматривают как иерархию подразделений и должностей с распределением на основные группы, подгруппы и т.д.
Полезный совет!
В малых организациях (до 25 человек), где структурное подразделение может состоять из одного-двух человек, проводить детализацию разумно по каждому работнику. В крупных организациях будет лучше ограничить детализацию по отделам и управлениям.
Проведя полный анализ структуры организации, вы убедитесь, что любая организация с годами обрастает лишними сотрудниками. Выявление менее продуктивных работников и увольнение их очень помогут сократить расходы на персонал. Проведение обновления организационной структуры, которая устарела и обросла промежуточными бесполезными звеньями и руководителями без подчиненных, также способствует снижению ФОТ.
Рассмотрев организационную структуру, необходимо провести анализ распределения расходов на персонал по различным статьям затрат в процентах от общего объема.
Наиболее удобно это будет сделать, представив информацию о затратах следующим образом:
‒ фиксированная часть заработной платы ‒ оклад по штатному расписанию;
‒ переменные расходы на заработную плату ‒ доплаты за переработку, выполнение заданных норм, годовые бонусы, зависящие от прибыли организации, выплаты при увеличении производительности труда, перевыполнении плана и т.д.;
– прочие расходы на персонал ‒ льготы на питание, доплаты по больничным, добровольное медицинское страхование, оплата обучения и пр.
Представление данных в таком виде позволит выявить наиболее затратные статьи расходов на персонал для дальнейшего сокращения.
Важно!
При проведении анализа необходимо рассматривать расходы на персонал в контексте отрасли, размера и даже целей организации. Также необходимо сравнивать результаты отдельно по подразделениям с результатами работы организации в целом. Это позволит обнаружить слабые места в работе отдельных подразделений.
Как пример можно использовать такие показатели:
– затраты на одного работника – средние показатели постоянных и переменных расходов;
– процент выполнения установленных показателей эффективности (KPI).
Также есть необходимость провести анализ изменений расходов на подразделение и организацию в целом, динамику средних переменных и постоянных расходов на одного сотрудника, сопоставляя их с процентом выполнения KPI каждым подразделением.
Возможные негативные факторы и пути их разрешения
При проведении анализа расходов на персонал можно выявить следующие негативные факторы.
1. Большие расходы на оплату сверхурочной работы. В случае больших затрат на оплату сверхурочных часов следует определить экономическую целесообразность такой организации труда. Возможно, нанимателю будет выгоднее нанять дополнительных сотрудников.
2. Большие расходы на вспомогательный персонал. При неизменном объеме доходов организации недопустим рост расходов на вспомогательный персонал. Для устранения данного негативного фактора надо проверить должностные инструкции, объем выполненных работ сотрудниками таких отделов, как финансовый, юридический, кадровый и т.п. Это необходимо для определения объективности расходов на них.
В тех случаях, когда организация тратит необоснованно большую часть фонда оплаты труда на вспомогательные департаменты, лишь незначительно влияющие на эффективность работы организации, правильным решением может стать вывод данных функций на аутсорсинг.
3. Уровень доходов персонала не зависит от результатов работы организации (изменение прибыли). Для исправления ситуации необходимо определить влияние снижения затрат на персонал на рост прибыли организации. Целесообразно было бы привязать бóльшую часть выплат сотрудников к достижению целей организацией. Выплаты можно привязать как к итогам работы конкретного подразделения, так и к индивидуальным показателям работника.
При этом следует сохранить разумный пакет фиксированной выплаты. Уровень зависимости дохода сотрудника от выполнения поставленных задач должен соответствовать уровню его ответственности и занимаемой должности.
4. Высокая текучесть кадров. Оценку проводят посредством вычисления коэффициента текучести кадров. Уровень стабильности штата сотрудников может указывать на эффективность системы оплаты труда. Если текучесть кадров высокая, необходимо ее пересмотреть.
5. Большие расходы на обучение. Для выяснения рациональности затрат на обучение сотрудников организации необходимо провести анализ эффективности вложений в обучение. Данный анализ особенно актуален для организаций с долгосрочными договорами на обучение и повышение квалификации персонала.
Важно!
Проведение анкетирования сотрудников позволит определить уровень удовлетворенности условиями работы и оплаты труда в организации, а также поможет найти сильные и слабые стороны действующей системы оплаты труда и резервы для сокращения.
Если опрос показал неудовлетворенность сотрудников фиксированной частью заработной платы, необходимо провести анализ рынка труда. Это позволит определить, соответствует ли фиксированная часть заработной платы организации среднерыночной.
Если работники недовольны действующими в организации программами обучения, проанализируйте объем средств, выделяемых на данные программы, желательно в динамике. Сравните с предыдущими периодами. Это поможет выявить некоторые зависимости и подобрать наиболее эффективные программы обучения.
