Основные этапы работы при составлении бюджета затрат на персонал

Планирование и грамотное управление затратами на персонал является одной из при­оритетных задач бизнеса, так как этот блок затрат занимает существенную часть в общем объеме издержек. В условиях неопределенности, в которой мы живем последние несколько лет, отнестись к составлению бюджета затрат на персонал нужно с особой ответственностью. Необходимо четко понимать, на чем можно сэкономить без вреда для организации. В связи с быстро меняющейся реальностью планирование затрат превращается в квест, поэтому составление плана бюджета на базе цифр прошлого года может привести к значительной погрешности.

В крупных компаниях каждый руководитель составляет бюджет доходов и расходов по собственному подразделению в соответствии со стратегией развития компании на планируемый период. Все показатели сводятся в единый документ, который, как правило, и называют бюджет компании.

Справочно: бюджет – это календарный план доходов и расходов организации, сформулированный в стоимостных и количественных величинах для принятия решений, планирования и контроля в процессе управления деятельностью компании.

Служба по работе с персоналом (HR-служба) планирует свою работу в части найма персонала, адаптации, обучения, удержания, а также поддержания корпоративной культуры и др. Бюджеты всех подразделений должны коррелировать со стратегией как самого направления деятельности, так и основных целей и задач бизнеса.

Важно!
Бюджет расходов на персонал должен опираться на стратегию развития компании.

Бюджет затрат на персонал, как правило, составляется сроком на 1 год и корректируется в зависимости от складывающейся внешней и внутренней экономической ситуации (экономической политики государства, внешней политики, пандемий, изменения курса валют, стратегии компании и т.д.). Бюджет затрат на персонал позволяет планировать траты на работников компании.

План бюджета на персонал проходит несколько этапов:

1. Подготовительный этап.

2. Составление бюджета и утверждение его руководством.

3. Реализация и контроль за исполнением.

4. Подведение итогов.

Первым и важным этапом при составлении HR-бюджета является его подготовка, или подготовительный этап, который состоит:

– из сбора данных о текущем состоянии рынка труда и уровня заработных плат по необходимым должностям служащих/профессиям рабочих;

– аналитики текущего состояния укомплектованности, планов бизнеса, необходимого найма/оптимизации штата;

– поиска и подбора сотрудников для новых направлений биз­неса;

– работы над удержанием, поддержанием стабильного микроклимата внутри коллектива, улучшением благосостояния сотрудников и т.д.

Также на подготовительном этапе необходимо сформировать стратегию развития подразделения на будущий период. При написании разработки стратегии рекомендуется организовать стратегическую сессию совместно с руководителями ключевых направлений бизнеса для понимания и формирования общего вектора развития. Это в будущем поможет при защите бюджета, так как позволяет объективно сформировать бюджет без излишеств и рассчитывать на их поддержку.

После того как необходимые данные собраны, стратегия понятна и утверждена, можно приступать к оцифровке, т.е. составлению бюджета, а затем – к его утверждению у руководства.

Бюджет следует разбить на основные пункты (статьи затрат), чтобы он не выглядел раздутым:

1) поиск и подбор персонала;

2) плановая адаптация и развитие персонала;

3) фонд оплаты труда (далее – ФОТ) службы персонала, в т.ч. налоги;

4) операционные расходы службы персонала;

5) обучение сотрудников;

6) корпоративная культура;

7) автоматизация HR-процессов.

Справочно: статья затрат – это деление по видам затрат, проводимое с целью анализа состава расходования финансов, объединенных по признаку их однородности.

Пункты могут быть изменены в зависимости от тех функций, которые выполняет HR-подразделение.

Для большей обоснованности бюджета стоит более детально раскрыть суть статей затрат. Это облегчит подготовку и защиту бюджета (не даст упустить важные детали). Пример бюджета на персонал представлен в таблице (лучше всего вести в Google-таблицах).

Бюджет на персонал

Для того чтобы бюджет был жизнеспособным и соответствовал реальности, следует избегать типичных ошибок при его формировании. Ошибки, которые влияют на правильность и точность составления бюджета:

– отсутствие структуры;

– нет согласованности со смежными подразделениями, не собраны данные со всех служб;

– не внесены второстепенные расходы, важные на протяжении года;

– не уделено внимание возможным изменениям в структуре (создание отдела, открытие/закрытие торгового объекта, нового филиала);

– расходы чрезмерно раздроблены.

Бюджет в крупных компаниях, как правило, утверждает генеральный директор совместно со своим заместителем по экономике и финансам, так как они владеют стратегическим планом. Если же организация небольшая, то последнее слово остается за лицом, ответственным за реализацию стратегии.

После утверждения следующий этап – реализация бюджета и контроль за его исполнением.

Важно! Необходимо обращать внимание на следующее:
– на колебания затрат по отдельным статьям;
– корреляцию статей бюджета между собой.

В условиях нестабильности важно быстро и гибко реагировать на изменения и быть готовым к оптимизации затрат. На чем можно сэкономить:

– фонд оплаты труда: оптимизация численности, количества часов работы (иногда важно сохранить команду, но через сокращение времени работы оптимизировать размер ФОТ. Кризисы не вечные, и в будущем может уйти больше времени на поиск, адаптацию и обучение новых сотрудников. Главное – быть честными и открытыми с сотрудниками);

– социальные льготы: отказываться от них вовсе не стоит, так как в сложное время сотрудники рассчитывают на поддержку со стороны работодателя, но можно пересмотреть имеющиеся «плюшки» и оставить те, которые значимы для сотрудников. Можно проконсультироваться с финансовой службой, какие из льгот наиболее выгодны для компании в части налогообложения, что также поможет сократить налоговую нагрузку;

– подбор персонала: оцените эффективность каждого из источников размещения, откажитесь от тех, что дают наименьший приток кандидатов, сделайте мониторинг источников, найдите другие альтернативные, более бюджетные варианты;

– автоматизация HR-процессов. С умом внедряйте автоматизацию. Чтобы не потратить время и деньги зря, пересмотрите целе­сообразность внедрения программ, которые не успели внедрить в предыдущие периоды, рассмотрите альтернативные програм­мные обеспечения либо отложите внедрение до более благоприятного времени;

– корпоративные мероприятия, которые в текущий период могут выглядеть и быть излишеством. Их можно отменить либо высвободившиеся деньги направить на поддержку сотрудников или заменить корпоратив в формате праздника на обучение, тренинг, бизнес-игру, что в большей степени окажет положительное влияние на эффективность сотрудников;

– обучение. Полностью отказываться от обучения нельзя, при быстро меняющихся трендах, законодательстве, технологиях необходимо повышать кругозор, компетенции и техническую грамотность сотрудников, можно также привлекать опытных сотрудников для создания базы знаний по ключевым возникающим проблемам и проводить обучение для смежных подразделений, которые непосредственно принимают в этом участие.

На этапе контроля все расходы и доходы в полном объеме фиксируются в системе учета, которая используется в компании. Бюджетный период обычно разбивают на более короткие отрезки, например, квартал или месяц, чтобы четко понимать показатели, к которым нужно стремиться, и смотреть на корреляцию между планом выполнения доходов и расходов. Это поможет скорректировать работу, если возникнет какая-то проблема.

После выполнения бюджета наступает стадия анализа или подведения итогов. Рассматривается прошедший период, сравниваются плановые и фактические показатели, выясняется, удалось ли достигнуть поставленных целей, что помогло, что помешало, какие факторы нужно учесть в следующем бюджете.

Светлана Матылевич, заместитель начальника службы по работе с персоналом