Электронные пропускные системы помогают нанимателям контролировать трудовую дисциплину, а также правильно начислять сотрудникам зарплату с учетом фактически отработанного времени. В статье рассматривается, как правильно использовать данные электронных пропускных систем, чтобы выиграть спор с работником, и приводятся примеры из судебной практики.
Как использовать автоматизированный учет рабочего времени для начисления зарплаты?
Электронные пропускные системы позволяют нанимателям контролировать посещаемость и точное время прихода и ухода работников.
В самой простой комплектации программа электронной пропускной системы обеспечивает решение только двух задач:
1) отмечает фактическое время прихода и ухода работников;
2) позволяет формировать отчеты по приходам и уходам каждого работника за конкретный период.
Справочно: наниматель обязан вести учет фактически отработанного работником времени (п. 3 части первой ст. 55 ТК), организовать учет явки работников на работу и ухода с нее (часть первая ст. 133 ТК).
При этом в отчетах, сформированных такой программой:
– учитывается и время, на которое работник задержался после окончания рабочего дня, независимо от того, просил его наниматель об этом или нет;
– фиксируется факт отсутствия работника в тот или иной день, но не его причина.
В том случае, если в комплект электронной пропускной системы входит программное обеспечение со всеми существующими модулями, это позволяет вести максимально точный учет рабочего времени с выдачей табеля использования рабочего времени, производить фото- и видеофиксацию, получать отчеты, SMS и e-mail уведомления, создавать и редактировать пропуска и т.д.
Если, по данным программы, работники сильно опаздывают, часто уходят на перекуры и задерживаются на обеде, то возникает вопрос: можно ли не оплачивать время отсутствия на работе?
Наниматель вправе не оплачивать периоды, когда работник не исполняет трудовые обязанности по неуважительной причине: опоздания, ранние уходы, длительные обеденные перерывы и неявки на работу.
Даже согласованные с руководством опоздания или ранние уходы по личным и семейным обстоятельствам относятся к таким периодам и поэтому не подлежат оплате.
Если работник не выполняет нормы труда, не исполняет должностные обязанности по своей вине, то наниматель также вправе лишить работника стимулирующих выплат, установленных коллективным договором, соглашением, иными локальными правовыми актами и трудовым договором (часть первая ст. 63 ТК).
Важно! Премия работнику может быть уменьшена на основе данных электронной пропускной системы, зафиксировавшей нарушения режима рабочего времени, если соответствующее основание для уменьшения премии предусмотрено в локальных правовых актах организации.
Исключения из этого правила можно прописать в локальных правовых актах в тех пределах, которые сама организация считает необходимыми для поддержания трудовой дисциплины.
Например, возможность согласовать с непосредственным руководителем более ранний (10–15 мин) уход с работы без уменьшения зарплаты при условии, что работник пришел к началу рабочего времени без опозданий.
Нужно ли вести табель использования рабочего времени при наличии автоматизированного учета рабочего времени?
При наличии в организации электронной пропускной системы с программным обеспечением и возможности ее использования для учета рабочего времени нельзя отказываться от ведения табеля использования рабочего времени на бумаге.
В связи с тем что законодательством форма табеля использования рабочего времени не установлена, организация вправе установить ее самостоятельно. Главное требование – чтобы форма этого табеля соответствовала требованиям ст. 133 ТК.
Справочно: учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в т.ч. в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные (часть первая ст. 147 ТК) и выходные дни, и других необходимых сведений. Формы документов для учета явок на работу и ухода с нее, а также порядок их заполнения утверждаются нанимателем (часть третья ст. 133 ТК).
Даже в том случае, если электронная пропускная система позволяет формировать табель использования рабочего времени, все равно необходимо ежемесячно его распечатывать и подписывать.
Электронная пропускная система не снимает с организации обязанность вести табели использования рабочего времени. Данные этой системы должны дополнять сведения из табелей.
Например, если у работника в табеле использования рабочего времени поставлено 8 ч явки и 1 ч сверхурочной работы, то данные электронной пропускной системы должны подтверждать, что работник действительно был на работе не меньше 9 ч.
Так как в электронной пропускной системе учитывается все время нахождения работника в офисе, то работник может использовать эти сведения против нанимателя. Если наниматель не ведет бумажный табель использования рабочего времени, такие действия могут привести к судебным спорам. Например, работники, которым установлен ненормированный рабочий день, в некоторых случаях используют в качестве доказательств данные учета рабочего времени электронной пропускной системы для обоснования их систематического привлечения к сверхурочной работе и требования ее оплаты. Как правило, суды удовлетворяют такие иски.
Это еще раз подтверждает необходимость ведения табеля использования рабочего времени на бумаге. Как правило, наниматели, которые ведут автоматизированный учет рабочего времени, в табелях ставят работникам «8» или фактически отработанное время и в примечаниях указывают «ненормированный рабочий день», чтобы избежать ошибок и выплаты сверхурочных.
Справочно: ненормированный рабочий день представляет собой особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут при необходимости эпизодически по письменному или устному приказу (распоряжению), постановлению нанимателя или по своей инициативе с ведома нанимателя или уполномоченного должностного лица нанимателя выполнять свои трудовые обязанности за пределами установленной нормы продолжительности рабочего времени (часть первая ст. 1181 ТК). Возможная в связи с этим переработка сверх нормы рабочего времени не является сверхурочной работой и компенсируется предоставлением дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день (ст. 158 ТК).
Категории работников, которым не устанавливается ненормированный рабочий день, определены постановлением № 1695.
Документ: постановление Совета Министров Республики Беларусь от 10.12.2007 № 1695 «О категориях работников, которым не устанавливается ненормированный рабочий день» (далее – постановление № 1695).
Признаются ли счетными ошибками ошибки автоматизированного учета рабочего времени?
Автоматизированная система учета рабочего времени может иногда давать сбой. Это может привести к тому, что работникам начисляются и выплачиваются излишние денежные суммы.
Взыскать с работника такие суммы проблематично, потому что суды не считают ошибку компьютерной программы счетной ошибкой. Если автоматизированная система насчитала работнику лишние часы работы, то наниматель не сможет взыскать с него деньги в порядке ст. 107 ТК.
В гражданском законодательстве непосредственно закреплены случаи невозврата неосновательного обогащения. Так, не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи при отсутствии недобросовестности со стороны получателя и счетной ошибки (п. 3 ст. 978 ГК).
Пример из судебной практики
Наниматель заявил встречное исковое требование, в котором просил взыскать с работника излишне выплаченные денежные суммы. Требование обосновано тем, что сотрудник был направлен в командировку, командировочное задание выполнил досрочно, срок командировки был сокращен на основании приказа руководителя. Работник был ознакомлен с приказом под роспись в день его издания.
При проверке фактически отработанного времени установили, что программа автоматизированного учета допустила счетную ошибку. В составе отработанного рабочего времени за месяц было учтено планируемое время командировки без учета сокращения. Поэтому работник получил излишние выплаты, которые наниматель просил взыскать с него.
Суд отказал в удовлетворении требования. Технические ошибки, в т.ч. ошибки при неполном или неправильном введении исходных данных, счетными не являются.
