Для качественного выполнения фотографии рабочего времени (далее – ФРВ) важно заранее классифицировать затраты рабочего времени.
Существуют как типичные затраты рабочего времени, так и специфичные. Кроме того, нужно помнить о целях наблюдения и придерживаться той степени детализации затрат рабочего времени, которая достаточна в каждом конкретном случае.
Важно!
Излишняя детализация может значительно увеличить время на обработку результатов и потребовать дополнительной работы по укрупнению имеющихся данных для получения нужных выводов. И наоборот, слишком сильное укрупнение может привести к тому, что важные моменты будут упущены и в результате не будут достигнуты те цели, ради которых проводилась ФРВ.
Общепринятая классификация затрат рабочего времени следующая: все рабочее время подразделяется на время работы и время перерывов.
Время работы – время выполнения производственного задания плюс время выполнения работы, не предусмотренной заданием.
Время выполнения производственного задания – подготовительно-заключительное время (подготовка себя и рабочего места к работе; приведение в порядок себя и рабочего места после работы), плюс оперативное время (время выполнения самой работы), плюс время обслуживания рабочего места (в течение рабочего дня).
Оперативное время – основное время плюс вспомогательное время. Например, при выполнении работы по набору текста на компьютере основное время – это набор текста, а вспомогательное – проверка ошибок. В случае работы токаря за станком основное время – это обработка заготовки (материала) инструментом, вспомогательное – смена инструмента.
Время обслуживания рабочего места – время технического обслуживания плюс время организационного обслуживания. Например, при выполнении работы по вводу данных в компьютер время технического обслуживания будет состоять из настройки программы под конкретное задание, а время организационного обслуживания – из классификации бумажных носителей, с которых вводится информация, и определения очередности их обработки.
Время выполнения работы, не предусмотренной заданием, – время выполнения случайной работы плюс непроизводительная работа.
Время перерывов – время регламентированных перерывов плюс время нерегламентированных перерывов.
Такая классификация наиболее приемлема для целей нормирования рабочего времени. При нормировании все перечисленные затраты рабочего времени делятся на нормируемые и ненормируемые.
Перечислим нормируемые затраты рабочего времени (включаются в норму времени):
– подготовительно-заключительное время;
– оперативное время;
– время обслуживания рабочего места;
– время перерывов, предусмотренных технологией;
– время на отдых и личные надобности.
К ненормируемым затратам рабочего времени относятся:
– потери времени по организационно-техническим причинам (аварии, устранимые недостатки организации труда);
– нарушения трудовой дисциплины.
Важно!
Чем больше выявлено ненормируемых затрат рабочего времени, тем больше резервы повышения производительности труда.
Если ФРВ проводится не в целях нормирования, то более адекватной может быть какая-либо другая классификация затрат рабочего времени.
Пример
Для проведения ФРВ среди руководителей организации для целей оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности системы управления может быть разработана следующая классификация затрат рабочего времени руководителей:
1. По направлению работы: работа с внешней средой и работа внутри организации.
2. По месту приложения работы: работа на чужой территории и работа на своей территории.
3. По функции работы (анализ данных):
1) планирование;
2) работа с подчиненными (постановка задач, разъяснения, обсуждения);
3) организация работ и их координация;
4) контроль;
5) оценка выполнения работ, корректировка;
6) работа по регламентации деятельности;
7) прочее.
4. По форме работы:
1) телефонные разговоры (делятся на внешние и внутренние);
2) переговоры (внешние);
3) консультации, обсуждения (внутренние);
4) работа с базами данных;
5) работа с использованием электронной почты, Интернета;
6) работа с документами;
7) прочая работа.
5. По объекту воздействия:
1) клиенты;
2) потенциальные клиенты;
3) подчиненные;
4) руководство;
5) руководители других подразделений (бухгалтерия, склад, отдел маркетинга, отдел продаж, другие отделы);
6) сотрудники других отделов (бухгалтерия, склад, отдел маркетинга, отдел продаж, другие отделы);
7) компании-партнеры;
8) конкуренты;
9) прочее.
6. По эффективности использования рабочего времени:
1) время, затраченное неэффективно (помехи, нелогично или непропорционально использованное время, нарушения трудовой дисциплины);
2) время, потраченное эффективно.
Важно!
Помочь в разработке классификации затрат рабочего времени может предварительная аналитическая работа (изучение отчетов и планов сотрудников, беседы с их руководителем, изучение технической документации).
