В современном менеджменте можно выделить два направления контроля использования рабочего времени:
1) непосредственный контроль над персоналом, ориентированный на качественное выполнение работником своих служебных обязанностей, изучение потерь рабочего времени, нормирование труда;
2) информационный контроль, который ориентирован на предотвращение потерь рабочего времени, связанных с нецелевым использованием компьютеров и других устройств, а также обеспечение информационной безопасности и предотвращение утечки данных.
На практике чаще всего наниматели используют следующие виды контроля: контроль рабочего времени, видеонаблюдение, контроль за рабочими персональными компьютерами.
Контроль рабочего времени работников
Наниматель обязан вести учет фактически отработанного работником времени (п. 3 части первой ст. 55 ТК). Кроме того, наниматель должен организовать учет явки работников на работу и ухода с нее в установленном порядке (часть первая ст. 133 ТК).
Порядок учета явки работников на работу и ухода с нее устанавливается внутренними документами учреждения (ПВТР, графиками работ (сменности), коллективными договорами, соглашениями и т.д.) и зависит от способа контроля за своевременным началом и окончанием работы и использованием времени в течение рабочего дня.
Способов для этого много: от очевидного «подойти и самому посмотреть» до специальных систем – с турникетами, электронными пропусками, видеокамерами и GPS-чипами.
Самый дешевый способ – использование тайм-трекера. Это программа, с помощью которой можно отслеживать всю деятельность сотрудников в рабочее время, даже если они работают по гибкому графику либо удаленно.
Для работающих в офисе наниматель может внедрить электронную пропускную систему. Данное программное обеспечение (в его усовершенствованном варианте) предполагает наличие дополнительных функций, которые позволяют:
– автоматически учитывать отработанное работником время в пределах его рабочего графика;
– отмечать причины отсутствия работника;
– планировать график работы;
– подсчитывать часы работы, тарифицируемые по-разному;
– рассчитывать зарплату;
– формировать табель учета рабочего времени (который наниматель обязан вести, несмотря ни на какие электронные системы).
В локальных правовых актах (ЛПА) можно предусмотреть и иную систему учета явки работников в зависимости от специфики работы компании. Допустимы комбинированные и другие системы в зависимости от условий работы, наличия электронного учета прихода и ухода и т.д.
Благодаря контролю рабочего времени повышается трудовая дисциплина в коллективе.
Важно!
Учет рабочего времени важен при квалификации несчастных случаев и наступающих в связи с этим правовых последствий для нанимателя. Например, травма, полученная работником во время перерыва для отдыха и питания вне территории нанимателя и не при исполнении трудовых обязанностей или выполнении задания нанимателя, будет признана непроизводственным несчастным случаем.
Контроль действий работников на рабочих персональных компьютерах и видеонаблюдение
Система контроля действий пользователя – программный или программно-аппаратный комплекс, позволяющий отслеживать действия пользователя. Данная система осуществляет мониторинг рабочих операций пользователя на предмет их соответствия корпоративной политике организации.
Контролируя выполнение работником работы, руководители могут, в частности, выявить:
– случаи нецелевого использования персонального компьютера, и, следовательно, потери рабочего времени;
– факты:
• утечки сведений, составляющих коммерческую тайну или иную конфиденциальную информацию;
• умышленного удаления важных документов;
• поиска работником другой работы.
Справочно:
видеонаблюдение в рабочее время в помещениях и на территории нанимателя может осуществляться не только для отслеживания и фиксации определенных процессов, но и для защиты работников от возможных неправомерных обвинений со стороны посетителей в грубости, некомпетентности, а также для возможности решения конфликтных ситуаций.
Как сделать контроль над персоналом законным?
Любые формы контроля (например, посредством камер видеонаблюдения, специальных компьютерных программ, контролирующих действия работников на рабочих персональных компьютерах) допустимы, если есть их прямая связь с рабочим процессом. Например, в бытовых, сантехнических помещениях (на кухне организации, в туалетных комнатах, раздевалках, гардеробах) видеонаблюдение по общему правилу недопустимо.
Об использовании средств видеонаблюдения ставят в известность как внешних посетителей организации и лиц, работающих по гражданско-правовым договорам (обычно с помощью специальных табличек), так и работников.
Систему контроля над персоналом необходимо сделать максимально прозрачной и понятной:
– о применении системы мониторинга (контроля) следует уведомить всех работников;
– в ЛПА надо подробно прописать, кто контролирует, с какой целью, как долго видеозаписи и прочие материалы хранятся, кто вправе использовать полученные данные и для каких целей.
Важно!
Применять технические средства контроля негласно разрешается лишь органам, специально уполномоченным на то законодательством, и только в строго определенных случаях (ст. 5, 9, 19 Закона Республики Беларусь от 15.07.2015 № 307-З «Об оперативно-розыскной деятельности»).
Наниматель имеет право осуществлять контроль над работниками, в т.ч. с помощью специальных средств, при условии что это предусмотрено ЛПА (ПВТР, должностные (рабочие) инструкции, трудовые договоры (контракты), положение о коммерческой тайне, положение о порядке видеонаблюдения в организации и т.д.).
При этом контроль правомерен только в отношении тех работников, которые письменно ознакомлены с указанными документами. Лишь в этом случае к работнику можно будет применить меры дисциплинарного взыскания.
Важно!
Наниматель должен учитывать требования ст. 1, 17, 20 Закона Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации».
При установке на рабочих местах работников систем наблюдения нанимателю необходимо получить письменное согласие работников на сбор, обработку и хранение информации об их персональных данных, которые могут стать известны в результате такого наблюдения.
В частности, наниматель должен разработать, утвердить и ввести в действие документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников:
– положение о защите персональных данных работников (положение о персональных данных работников);
– форму обязательства о неразглашении персональных данных работников. Такая форма подписывается работниками, которые имеют доступ к персональным данным (работники отдела кадров, бухгалтерии, службы охраны и др.), а также руководителями организаций и лицами, их заменяющими.
Справочно:
работник, обнаруживший, что наниматель без соответствующего уведомления следит за ним в рабочее время, вправе обратиться, например, в подразделение Департамента госинспекции труда Минтруда и соцзащиты, чтобы установить факт нарушения законодательства о труде.
Факт нарушения нанимателем законодательства о труде, коллективного договора, трудового договора устанавливается уполномоченным органом надзора за соблюдением законодательства о труде, профсоюзами и (или) судом либо может быть установлен нанимателем самостоятельно (часть вторая ст. 41 ТК).
Контроль труда дистанционных работников
Если у руководителя организации есть в подчинении дистанционные работники (гл. 25-1 ТК), возникает вопрос, какими способами контролировать выполнение ими трудовых заданий.
Практическая реализация такой формы работы требует не только психологической готовности, но и технической возможности удаленно управлять коллективом.
В рамках организации контроля над дистанционными работниками необходимо:
1) разработать и установить специальную программу контроля. С ее помощью можно эффективно руководить работниками на расстоянии, ставить задачи и контролировать их выполнение, оперативно обмениваться данными и документами.
Желательно, чтобы программа позволяла проводить веб-совещания, коллективно обсуждать задачи и проблемы, используя при этом визуальные элементы на экране, который будут видеть все участники. Кроме того, программа должна наглядно показывать все проекты, над которыми ведется работа. Удобно, если каждый этап этой работы будет отражаться в отдельной карточке. Нажав на нее, можно будет увидеть, какой работник, что и как делает;
2) пользоваться современными устройствами, чтобы не зависеть от компьютера. К таким устройствам можно отнести коммуникаторы, смартфоны и пр. Они могут понадобиться менеджеру, чтобы контактировать с подчиненными, находясь не за компьютером. Стоит определить время для выхода на связь с работниками, а также дни и часы для сеансов конференц-связи с ними – это будет удобно для всего управления, отдела, сектора;
3) ввести отчетность (желательно еженедельную). Отчет о том, что сделано за неделю, подчиненные смогут отправлять менеджеру по электронной почте или на адрес в программе для дистанционного управления коллективом. При этом целесообразно разработать унифицированную форму отчета.
При удаленном руководстве необходимо все четко регламентировать и раз в неделю проводить планерки (совещания). Это позволит надлежащим образом контролировать выполнение работы подчиненными;
4) практиковать личное общение с подчиненными. Это необходимо для того, чтобы не упустить важные детали, которые не всегда отслеживаются при электронном общении. Кроме того, можно на месте проверить, как работают подчиненные, подписать документы, на которых должна стоять именно оригинальная подпись работника.
Аналогичным образом можно руководить лицами, выполняющими для данной организации работу на основе гражданско-правовых договоров, и контролировать их.
Типичные ошибки в организации контроля над персоналом
Ошибки контроля над персоналом могут привести к негативным последствиям.
В числе этих ошибок:
1) бессистемный контроль. Работники должны знать о том, что их работу постоянно проверяют;
2) формальный контроль. Работа оценивается формально, без учета реального положения вещей и фактических результатов. У работников пропадает желание трудиться качественно;
3) контроль без понимания сути контролируемого процесса. Например, менеджер или служба безопасности не может контролировать технологический процесс самостоятельно. В таком случае лучше делегировать контроль специалисту в этой сфере;
4) тотальный контроль. Руководитель контролирует каждый шаг подчиненных, что блокирует у них инициативу, убивает чувство ответственности. Работникам нужно предоставлять свободу в действиях. Они не должны чувствовать тотального надзора, но при этом должны знать, что их работу контролируют;
5) контроль определенных участков. Работники понимают, что руководство чаще всего проверяет определенные участки, и качественно работают только на этих участках;
6) скрытый контроль. Если работники узнают о нем, они будут надолго демотивированы. Кроме того, подобный контроль нарушает правовое положение работников, что влечет вполне ощутимые правовые последствия для нанимателя (о них было сказано выше);
7) отсутствие обратной связи. Не понимая, как и по каким критериям руководитель оценивает работу, работники не могут исправить свои недочеты и ошибки;
8) отсутствие поощрений и наказаний. Наниматель должен подобрать подходящую форму контроля и определить, как нельзя контролировать деятельность персонала, чтобы его не демотивировать.
