Неотъемлемой чертой каждой организации является ее структурированность, которую можно понимать как установленную схему взаимодействия и координации технологических и человеческих элементов. В редакцию журнала периодически поступают вопросы, касающиеся построения организационной структуры компании, а также норм управляемости. В предлагаемом материале рассмотрим наиболее часто задаваемые вопросы по данной теме.
1. Как и кем утверждается организационная структура и как часто это необходимо делать?
Организационная структура (англ. Organizational structure) – документ, схематически отражающий состав и иерархию подразделений предприятия.
Организационная структура устанавливается исходя из целей деятельности и необходимых для достижения этих целей подразделений, выполняющих функции, составляющие бизнес-процессы организации.
Единого нормативного правового акта (далее – НПА), регулирующего составление организационно-административной схемы, нет. Структуру и штат наниматель устанавливает самостоятельно (по согласованию с вышестоящей организацией) с учетом формы собственности и вида деятельности.
Состав структурных подразделений или норм управляемости организации определяет и утверждает также наниматель.
Организационная структура обычно составляется схематически. Документ может утверждаться двумя способами:
– посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи;
– изданием распорядительного документа (составлением протокола).
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу (п. 52 Инструкции по делопроизводству).
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
В Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом № 41, приведена форма структуры и штатной численности, которая утверждается грифом утверждения.
Документ: приказ Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 «Об утверждении унифицированной системы организационно-распорядительной документации» (вместе с Положением о ведении унифицированной системы организационно-распорядительной документации) (далее – приказ № 41).
Сроков действия организационной структуры нет. Утвержденная организационная структура действует до принятия решения о ее изменении и утверждении новой.
Справочно: сроки хранения структуры и штатная численность (структуры), организационно-административные схемы организаций, сети подчиненных (входящих в состав, систему) органов, организаций определены в п. 26 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.
2. Может ли структурное подразделение (управление (служба), отдел, сектор (бюро, группа), иные) быть без начальника?
Прямого требования о том, чтобы структурное подразделение возглавлял начальник, в законодательстве нет.
Но, по мнению автора, структурное подразделение без руководителя не может надлежащим образом выполнять свои функции. При его отсутствии нет единого руководства работниками структурного подразделения и соответственно надлежащей управляемости подразделением и ответственности работников.
Имеются нормы, указывающие на необходимость наличия руководителя. Так, в соответствии с п. 6 Общих положений ЕКСД, к категории «Руководители» относятся служащие, в рамках определенных полномочий осуществляющие организационно-распорядительные (руководящие, организующие, направляющие, координирующие и контролирующие) функции применительно к организации, соответствующим структурным (обособленным) подразделениям, работникам, направлениям деятельности.
Документ: Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД).
В то же время, если вы считаете, что руководитель подразделения не нужен, то возможно руководство работниками и без создания структурного подразделения.
При нецелесообразности создания структурного подразделения и условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности служащего, осуществляет функциональное, координационное или методическое руководство подчиненными ему исполнителями либо он выполняет функции руководства самостоятельным участком работы, можно применять производные наименования «старший» и «ведущий» (п. 5 Общих положений ЕКСД).
Справочно: на руководителей организаций (структурных (обособленных) подразделений) должностные инструкции, как правило, не разрабатываются.
Права и обязанности руководителей структурных (обособленных) подразделений определяются положениями об этих подразделениях.
3. Какие нормы управляемости применяются в настоящее время?
Как уже отмечалось выше, единого НПА, регулирующего составление организационно-административной схемы, нет.
Под структурным подразделением организации понимается официально выделенная обособленная его часть, выполняющая одну или несколько функций либо часть функции управления, обычно возглавляемая руководителем.
При создании структурных подразделений (управление (служба), отдел, сектор (бюро, группа), иные) нормы управляемости определяются нанимателем в локальном правовом акте, если иное не установлено актами законодательства (п. 10 Общих положений ЕКСД).
Так, одним из документов, определяющих трудовой распорядок для работников, является штатное расписание (ст. 194 ТК).
К сведению: для коммерческих организаций государственной формы собственности и организаций с долей собственности государства в их уставных фондах более 50 % действуют Рекомендации № 25 по разработке примерных структур и штатных нормативов численности работников аппарата управления.
При разработке структуры рекомендуется учитывать следующие нормы управляемости:
– управление, служба создаются при численности работников в их штате не менее 7 человек (включая должность руководителя);
– отдел создается при численности работников в его штате не менее 4 человек, включая должность руководителя;
– сектор (бюро, группа) создается при численности работников в его штате не менее 3 человек, включая должность руководителя.
При необходимости в составе структурных подразделений с учетом вышеназванных норм управляемости могут создаваться:
– в управлении (службе) – отделы, секторы (бюро, группы);
– в отделе – секторы (группы) (п. 14 Рекомендаций № 25).
В бюджетных организациях применяются типовые (примерные) штаты, в которых указываются условия для введения должности, в т.ч. должности руководителя структурного подразделения.
Документ: Рекомендации по разработке примерных структур и штатных нормативов численности работников аппарата управления, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 09.03.2004 № 25 (далее – Рекомендации № 25).
Как видим, для государственных организаций данный вопрос регламентирован, а для организаций негосударственной формы собственности такие критерии не установлены.
4. Может ли структурное подразделение называться «кафе», «ресторан», «ремонтная мастерская» и т.п.?
Может, так как нет требований в законодательстве о порядке наименований структурных подразделений и соответственно наниматель определяет наименование самостоятельно.
5. Как переименовать структурное подразделение и уведомить об этом работников?
При переименовании структурного подразделения, если не изменяется должность служащего (профессия рабочего), трудовая функция, уведомление работников не предусмотрено.
Трудовой договор обязательно содержит сведения о месте работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу (ст. 19 ТК). В случае его изменения необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту) в части изменения наименования структурного подразделения. Также вносится запись о переименовании в трудовую книжку работников.
Справочно: при изменении наименования структурного подразделения организации, в котором работает работник, наниматель в трудовую книжку работника вносит соответствующую запись. В гр. 4 трудовой книжки указываются номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого данные изменения произведены (п. 57 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40).
Кроме того, вносятся изменения в должностные (рабочие) инструкции и иные локальные правовые акты, в которых упоминается наименование измененного структурного подразделения.
При создании нового структурного подразделения:
1. Если не изменяются должность служащего (профессия рабочего), трудовая функция, приказом нанимателя производится перемещение работников. При этом их согласие не требуется.
Справочно: перемещением признается поручение нанимателем работнику прежней работы на новом рабочем месте как в том же, так и другом структурном подразделении, за исключением обособленного, на другом механизме или агрегате, но в пределах квалификации, должности служащего (профессии рабочего) с сохранением условий труда, обусловленных трудовым договором (ст. 31 ТК).
2. Если изменяется должность служащего (профессия рабочего) или обособленное подразделение находится в другом населенном пункте, имеет место перевод, но уже с согласия работников.
В этом случае необходимо сначала не менее чем за 2 месяца уведомить работников о сокращении и предложить вновь вводимые должности (ст. 43 ТК).
При согласии работника на основании его заявления заключается новый трудовой договор (контракт), издается приказ о переводе, вносится запись в трудовую книжку, производится ознакомление с обязанностями, подается ПУ-2 (раз в квартал).
При отказе работника необходимо произвести увольнение по п. 1 ст. 42 ТК с выплатой выходного пособия в соответствии со ст. 48 ТК.
