Должностная (рабочая) инструкция – основополагающий документ, с которым работники ознакомляются при приеме на работу. Однако в процессе трудовой деятельности либо в силу неполного содержания инструкции работника у нанимателя возникает необходимость внесения в нее изменений (дополнений). В предлагаемом материале рассмотрим, в каких случаях и как нужно вносить изменения в трудовые обязанности.
В должностной (рабочей) инструкции желательно оговаривать весь объем прав и обязанностей работника при приеме на работу. Наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами (ст. 20 ТК).
Возможность и порядок внесения изменений (дополнений) в действующие должностные (рабочие) инструкции зависят от сути и объема предлагаемых нанимателем изменений.
Справочно: изменения и дополнения в должностную (рабочую) инструкцию вносятся в таком же порядке, как и утверждается первоначальная должностная (рабочая) инструкция. Изменения либо оформляются отдельным документом, либо разрабатывается новая должностная (рабочая) инструкция.
Должностная (рабочая) инструкция и изменения (дополнения) в нее относятся к документам, требующим утверждения. Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Документ может утверждаться двумя способами: посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или издания распорядительного документа (составления протокола). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
Справочно: при утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», должности лица, сокращенного наименования организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения (п. 52 Инструкции по делопроизводству).
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Условно можно выделить следующие группы изменений трудовых обязанностей:
1. Конкретизация должностных (рабочих) инструкций.
В должностной (рабочей) инструкции определяются конкретная трудовая функция, а также права и ответственность. При этом работник должен выполнять ту же работу, что и до изменения инструкции (т.е. не вводятся дополнительные обязанности, которые влекли бы другие требования к квалификации или специальности работника).
Пример 1. При создании структурного подразделения бухгалтерии было принято на должности бухгалтеров 3 работника. При приеме на работу были использованы типовые должностные инструкции бухгалтера, не отражающие обязанности каждого бухгалтера в отдельности. В процессе трудовой деятельности возникли вопросы, каким направлением деятельности должен заниматься каждый бухгалтер в отдельности.
В данном случае нанимателю для изменения (дополнения) должностной инструкции работника не требуется согласие работника, так как фактически происходит не изменение инструкции, а ее конкретизация.
Для изменения должностных (рабочих) инструкций наниматель должен:
1) издать приказ о перераспределении обязанностей и внесении изменений в должностные инструкции работников;
2) разработать должностные инструкции, конкретизирующие обязанности каждого из работников;
3) ознакомить работников с измененными должностными инструкциями под роспись.
В данном случае нет необходимости получать согласие от работника на внесение изменений в инструкцию, уведомлять работника о вносимых (планируемых) изменениях не требуется. Работник будет обязан исполнять обязанности согласно новой должностной (рабочей) инструкции с даты ознакомления с изменениями.
Отказ от письменного ознакомления не освобождает работника от исполнения обязанностей согласно обновленной инструкции. В данном случае составляется акт об отказе от письменного ознакомления в присутствии свидетелей, который прилагается к измененной должностной (рабочей) инструкции. Работник же в случае несогласия в сроки, установленные ст. 242 ТК, может обжаловать решение нанимателя.
2. Распределение обязанностей временно отсутствующего работника либо по имеющейся вакансии.
Пример 2. В бухгалтерии работают 3 бухгалтера. Один из бухгалтеров уволен в связи с истечением срока контракта. На вакантное место пока не принят новый работник. Наниматель принял решение о временном распределении до заполнения вакансии обязанностей уволенного работника между двумя другими бухгалтерами.
В изложенной ситуации имеет место расширение зоны обслуживания. Наниматель не имеет права своим приказом без согласия работника возложить на него дополнительные обязанности, так как речь не идет об их конкретизации или изменении в рамках выполняемой работы (трудовой функции). Данные обязанности должны выполняться работником по другой вакантной должности.
Действия нанимателя в этой ситуации:
1) получить согласие от работников на расширение зоны обслуживания;
2) оформить увеличение объема выполняемых работ приказом со ссылкой на часть вторую п. 2 ст. 67 ТК с доплатой, размер которой определяется соглашением сторон, либо на п. 3 ст. 67 ТК при временном отсутствии (отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.) основного работника.
Справочно: расширение зон обслуживания (увеличения объема работы) – выполнение работником наряду с работой, определенной трудовым договором (должностной (рабочей) инструкцией), дополнительной работы по такой же вакантной должности служащего (профессии рабочего) в течение установленной работнику продолжительности рабочего дня (рабочей смены) (часть вторая п. 2 ст. 67 ТК).
3. Распределение обязанностей при сокращении штатной единицы.
Пример 3. В ситуации, описанной в примере 2, после увольнения третьего бухгалтера нанимателем принято решение о сокращении численности работников (в данном случае до двух бухгалтеров).
Данная ситуация, хоть и похожа на предыдущую, но имеет кардинальное отличие. Если в предыдущей ситуации должность при увольнении оставалась вакантной, то в этом случае произошло сокращение (т.е. одна единица исключена из штатного расписания) и наниматель может изменить должностную инструкцию работника в пределах должностных обязанностей, предусмотренных квалификационной характеристикой по соответствующей должности, так как отсутствует вакантная должность.
Наниматель может внести изменения в инструкции работников по правилам конкретизации обязанностей. Критерием объективности и правомерности вносимых в должностную инструкцию изменений будут положения квалификационных справочников (в частности, соответствующая квалификационная характеристика ЕКСД).
Справочно: ЕКСД – Единый квалификационный справочник должностей служащих.
В отличие от простой конкретизации обязанностей, нанимателю необходимо учитывать требования части первой ст. 87 ТК и определить, происходит ли увеличение норм труда и трудозатрат. Для этого существуют различные нормы определения численности и установления норм труда. В случае увеличения у работников объема выполняемых работ, т.е. увеличения норм труда, действия нанимателя должны быть следующими:
1) данное увеличение должно быть согласовано с профсоюзом (часть первая ст. 87 ТК);
2) работник должен быть предупрежден об этом письменно за 1 месяц (часть третья ст. 87 ТК).
4. Изменение должностных обязанностей как изменение существенных условий труда.
Пример 4. В отделе кадров работают 3 инспектора по кадрам. Наниматель своим приказом вменил в обязанности одному работнику ведение новой формы отчетности по труду, второму – регистрацию приказов по кадрам, третьему – регистрацию приказов по основной деятельности.
В отношении первых двух работников работа по ведению установленной отчетности (отчетность установлена законодательством либо вышестоящими органами и имеет кадровую направленность) и регистрации приказов по кадрам относится к квалификационным характеристикам инспектора по кадрам, установленным ЕКСД.
При наличии секретаря приемной руководителя, секретаря-референта либо иной родственной должности возложить обязанности по регистрации приказов по основной деятельности на третьего кадровика можно только с согласия работника, и это будет изменением существенных условий труда (увеличением объемов работ).
При отсутствии же штатной единицы секретаря у нанимателя есть возможность, не получая согласия работника, расширить круг обязанностей служащих по сравнению с обязанностями, установленными соответствующей характеристикой. По решению нанимателя трудовая функция (должностные обязанности) служащего может предусматривать выполнение обязанностей, содержащихся в квалификационных характеристиках других должностей служащих, близких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации служащего (часть третья п. 10 Общих положений ЕКСД).
Документ: Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД).
Пример 5. В организации имеются специалист по кадрам и юрисконсульт. Наниматель своим приказом внес в должностную инструкцию юрисконсульта обязанность оформления приема на работу и
регистрации контрактов с работниками, а также внесения записи в трудовые книжки работников.
В данной ситуации частично можно применить норму части третьей п. 10 Общих положений ЕКСД и отнести оформление и регистрацию трудовых контрактов юрисконсультом к выполнению обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации и изменения наименования должности служащего.
Поручение же ведения трудовых книжек ‒ это работа, относящаяся к квалификационным характеристикам работника кадровой службы, и ее нельзя отнести к родственной работе для юрисконсульта. Поэтому поручение ведения трудовых книжек – это изменение трудовой функции без освобождения от основной работы, а в соответствии со ст. 20 ТК наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами.
В этом случае поручение дополнительной работы будет являться изменением существенных условий труда, требующим соблюдения порядка, установленного ст. 32 ТК. Наниматель должен уведомить работника о возложении дополнительных обязанностей минимум за месяц, приложив к уведомлению изменения (дополнения) в должностную (рабочую) инструкцию либо новую должностную (рабочую) инструкцию.
Справочно: при отказе работника работать с новыми обязанностями он должен быть уволен по п. 5 части второй ст. 35 ТК (отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда) с выплатой выходного пособия в размере не менее 2-недельного среднего заработка (часть четвертая ст. 48 ТК).
