При организации учета рабочего времени в подразделении (организации) необходимо обратить внимание на следующие моменты.
1. Организация учета фактической явки работника на работу.
Вариантов может быть несколько.
Учет может осуществляться по пропускам, сданным в табельную (табельщику). Табельщик проставляет время прихода работника на работу (ухода с нее) в бумажный табель либо вносит в компьютер.
Также учет может осуществляться электронным способом, когда работник, приходя на работу (уходя с нее), прикладывает свой электронный пропуск к специальному считывающему устройству, которое фиксирует факт появления (ухода) работника на работе (с работы). Затем данная информация поступает на сервер, где и хранится до востребования (до конца месяца).
Не редки случаи, когда для подстраховки используется комбинированный вариант. Проверяющий должен установить способ ведения табельного учета, а также осуществить выборочную проверку учета рабочего времени, выбрав при этом до 5 % от общего количества работающих в подразделении на момент проверки. Такой процент выборки позволяет объективно оценить состояние учета рабочего времени.
2. Организация учета дополнительных дней отдыха.
Учет дополнительных дней отдыха должен вестись на основании организационно-распорядительных документов. Такими документами могут быть распоряжения о работе в выходные дни, распоряжения о сверхурочной работе, распоряжения об отзыве работника из отпуска. Информация из организационно-распорядительной документации должна быть подтверждена данными из табеля (из электронной проходной системы, если в организации внедрен электронный табельный учет).
3. Организация учета времени отсутствия работника по личным вопросам.
Учет времени отсутствия работников по личным вопросам (кратковременное отсутствие) должен вестись на основании заявления работника о предоставлении отгула за ранее отработанное время. На основании подписанного заявления работнику выдается «увольнительная записка», в которой указывается время отсутствия. Этот разрешительный документ позволяет работнику беспрепятственно пройти проходную и вернуться назад на рабочее место. Если же речь идет о небольших организациях, в которых проходная отсутствует, то никакой «увольнительной записки», естественно, не нужно, работника отпускают на основании оформленного заявления.
Учет времени отсутствия работников по личным вопросам ведется в журналах и, если необходимо, в табелях. Следует помнить, что часы отсутствия по личным обстоятельствам, если у работника нет отгулов, должны быть «сняты» с общего рабочего времени. Если же у человека отгулы имеются, то часы отсутствия должны быть отняты от общего количества отгулов.
