Безусловно, нынешняя ситуация уникальна и нет готовых успешных рецептов. Но для большого числа компаний это не первый кризис, поэтому можно обращаться к проверенным рациональным инструментам.
В такой ситуации возникает желание провести внеплановый анализ загруженности сотрудников и пересмотреть нормы труда. Но как понять, какая категория сотрудников нуждается в пересмотре загруженности и изменении норм труда?
Отвечая на данный вопрос, стоит сразу определиться с тем, в каком состоянии организация и какой сценарий реагирования выбран. Именно из стратегических и тактических целей (сценариев) должно зависеть выстраивание работы с персоналом.
В период работы компании, в т.ч. и после пандемии коронавируса, могут использоваться 4 сценария (стратегии) реагирования компании: переформатирование, наращивание, адаптация и ликвидация (см. схему на с. 15).
Так как мы хотим и дальше развивать свои бизнес-идеи, нас больше будут интересовать 3 первые стратегии, потому что банкротство (ликвидация) – это не развитие, а уход.
Стратегия 1. ПЕРЕФОРМАТИРОВАНИЕ КОМПАНИИ
Что происходит в компании при выборе такого сценария развития? Компания меняет бизнес-модель и формат работы!
Например, сейчас мы можем наблюдать переход из офисной на дистанционную форму работы или переориентацию с сегмента бизнеса, ориентированного на индивидуальных потребителей, на сегмент бизнеса, работающего для производителей, юридических лиц. Ряд компаний усложняет логистику, нанимает курьеров или кардинально меняет ассортиментный портфель. Кто-то осмеливается изменить направление работы или целевую аудиторию. То есть компании начинают использовать новые для себя формы взаимодействия с рынком и с сегментом рынка.
При таком переформатировании необходимо четко определить и прописать функции, которые должны выполняться персоналом для работы в новых условиях. Дальше анализируется наличие тех или иных должностей с четким прописыванием того, что они делают и как участвуют в бизнес-процессах. Только после этого у нас может появиться необходимость анализа загруженности определенных категорий работников и возможного пересмотра норм труда с целью их «дозагрузки».
Данный сценарий не предполагает повсеместного анализа загруженности работников и пересмотра норм труда. Решение должно исходить только из анализа изменений и объемов работ подразделений или отдельных должностей.
Пример 1
Компания выходит на новый для себя сегмент – работа с государственными программами. Она будет производить все то же самое, но заказчик особый, со своими жесткими требованиями (правилами) и сроками.
В такой ситуации в компании будут выстроены новые схемы взаимодействия и бизнес-процессы. Это позволит понять, какие сотрудники (подразделения) и для каких функций нужны или каких сотрудников (подразделения) какими функциями «догрузить». Далее необходимо детально проработать и прописать должностные функции по каждой из интересующих нас должностей. И только потом надо проводить оценку сотрудников на предмет их загруженности или недогруженности. В процессе такой оценки могут появиться операции, которые не выполняются по причине их неактуальности, и совершенно новые операции, которые не учитывались при разработке.
Стратегия 2. НАРАЩИВАНИЕ КОМПАНИИ
Что происходит с компанией при выборе такого сценария развития? Увеличение доли предприятия на рынке!
Компании идут на это, даже если приходится отказываться от краткосрочной прибыли ради достижения данной цели. Это может происходить через формирование партнерств/коллабораций или расширение. В такой ситуации организация выявляет значимые ключевые процедуры. Далее следует грамотное распределение функционала сотрудников в новых бизнес-процессах. Пересмотр норм труда проводится тщательно для тех категорий сотрудников, кого затронули изменения.
Стратегия 3. АДАПТАЦИЯ К НОВЫМ УСЛОВИЯМ
Что происходит в компании при адаптации к новым условиям? Компании находятся в состоянии балансировки, предпринимаются попытки оптимизировать существующую бизнес-модель, например перевод процессов и сотрудников на удаленную работу, или снижение объемов работ, или адаптация продуктовых предложений и др. В масштабных оценках к этому сценарию можно отнести любой бизнес, так как режим самоизоляции оказал влияние на все отрасли.
Грамотное перераспределение ресурсов помогает проанализировать, кого можно перевести на удаленку, что перевести на аутсорсинг, а что оставить в офисе.
Оценка и анализ загруженности персонала в такой ситуации – отличный инструмент для оптимизации работы компании и выстраивания эффективного взаимодействия в команде.
Проводя внеплановую оценку загруженности персонала, можно увидеть, есть ли в бизнес-процессах разрывы и/или задвоение операций/функций. Такой анализ позволяет сократить переполненные функции, когда слишком много сотрудников делают одно и то же, или выявить, каких функций не хватает. Также в оценке, анализе загруженности персонала и пересмотре норм труда есть второстепенные результаты, например, уменьшение конфликтов благодаря четкому распределению задач и прозрачности в ответственности.
Таким образом, прежде чем решиться на пересмотр норм труда, необходимо определиться с целями и задачами организационного развития в целом. Затем, проведя организационный дизайн, определиться с моделями компетенций сотрудников. Только после этого у нас будет четкое понимание того, что и у кого нам надо (или не надо) оценивать и анализировать, так как это затратный по временным и финансовым ресурсам процесс.
